Konsep Sistem Informasi Manajemen Pendidikan (2)

Untuk lebih memahami pengertian sistem informasi manajemen, di samping mempertimbangkan definisi-definisi para ahli sebagaimana dikemukakan dalam bagian 1, kiranya perlu dipahami juga konsep-konsep yang terkandung dalam istilah sistem informasi manajemen, yakni: sistem, informasi, dan manajemen. Analisis terhadap ketiga konsep tersebut akan membuat pemahaman terhadap  sistem informasi manajemen menjadi lebih baik dan konseptual.

a. Sistem

Suatu sistem dapat dijelaskan dengan sederhana sebagai seperangkat elemen yang digabungkan satu dengan lainnya untuk suatu tujuan bersama. Suatu subsistem adalah bagian dari sistem yang lebih besar dan semua sistem adalah bagian dari sistem yang lebih besar.  Dalam kaitannya dengan maksud tulisan ini, organisasi adalah sistem dan bagiannya (divisi, departemen, fungsi, satuan dan sebagainya) adalah subsistem.

Definisi sistem dikemukakan Murdick et.al. (1987: 15) sebagai berikut:

A System is a set of elements forming an activity or a processing procedure/scheme seeking a common goal or goals by operating on data and/or energy and/or matter in a time reference to yield information and/or energy and/or matter.

Berdasarkan definisi inilah kemudian Murdick dkk. merumuskan definisi SIM sebagaimana dikemukakan pada tulisan bagian 1.

Sebuah organisasi yang baik dari sudut pandangan sistem adalah organisasi yang di dalamnya terdapat sinergi (Murdick et al., 1987: 6).  Konsep sinergi diterapkan pada organisasi dengan adanya integrasi subsistem melalui pertukaran informasi. Dengan demikian, terjadinya bidang-bidang fungsional yang berada pada lintasan yang berbeda dan bekerja untuk suatu maksud yang bersilangan dapat dihindari.

Prinsip dasar teori sistem adalah bahwa tiap elemen (subsistem) diikat oleh tujuan bersama yang hanya dapat dicapai dengan baik apabila terjadi pertukaran informasi antar subsistem.  Konsep sistem pada SIM karenanya yang mengoptimasikan  keluaran organisasi dengan menghubungkan subsistem operasi dan level-level organisasi melalui media pertukaran dan pelaporan informasi. Berkaitan dengan hal ini, Murdick et al. (1987: 6) menyatakan bahwa tujuan suatu SIM adalah menyajikan informasi untuk pengambilan keputusan pada perencanaan, pemrakarsaan, pengorganisasian, pengendalian kegiatan operasi subsistem suatu perusahaan (organisasi) dan menyajikan sinergi organisasi pada proses. Uraian lebih lanjut mengenai kegiatan/proses manajemen dapat dilihat pada bagian ketiga (manajemen).

b. Informasi

Informasi sudah merupakan sumber daya dan komoditi yang nilainya semakin meningkat dan yang dibutuhkan oleh pejabat (manajemen) untuk merencanakan dan mengontrol kegiatan organisasi secara efektif.  Kedudukan informasi sebagai sumber daya sama halnya dengan jenis sumber daya lain yang sering dikenal dengan 4 M (men, machine, material, money).  Bahkan informasi dapat diibaratkan sebagai darah yang mengalir dalam tubuh organisasi dan menentukan kehidupan organisasi.  Dengan informasi sebuah sistem atau organisasi akan dapat menghindari proses keberakhiran yang biasa disebut entropy atau lebih tepatnya negentropy (Jogiyanto, 1999: 7-8).

Davis (1999a: 27-28) menyatakan bahwa informasi sering digunakan secara tidak tepat. Data mentah, data tersusun, dsb, kadang dikaitkan dan dianggap sebagai informasi.  Secara umum, informasi dalam konteks sistem informasi adalah "data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam mengambil keputusan saat ini atau mendatang."  Menurutnya, informasi memperkaya penyajian, mempunyai nilai kejutan, atau mengungkap sesuatu yang penerimanya tidak tahu atau tidak tersangka.  Dalam dunia yang tidak menentu, informasi  mengurangi ketidakpastian.  Ia mengubah kemungkinan-kemungkinan hasil yang diharapkan dalam sebuah situasi keputusan dan karena itu mempunyai nilai dalam proses keputusan.

Adapun data, sebagaiman dijelaskan Davis (1999a: 29),  yang merupakan bahan baku informasi adalah "kelompok teratur simbol-simbol yang mewakili kuantitas, tindakan, benda, dan sebagainya."  Data terbentuk dari karakter, yang dapat berupa alfabet, angka, maupun simbol khusus seperti *,$, dan /.  Data disusun untuk diolah dalam bentuk struktur data, struktur file, dan database.

Dalam praktek, rnaka antara informasi dan data, kedudukannya sangat relatif. Informasi yang diproduksi dari sekumpulan data, pada situasi tertentu yang baru serta mempunyai kekhususannya, dapat berubah menjadi data mentah yang masih perlu diproses kembali untuk menjadi informasi baru. Oleh karena itu maka sangat diperlukan adanya informasi tersebut. Dengan konsep yang ada, akan menjadi suatu kerangka acuan (frame of reference) yang akan digunakan untuk mengindentifikasikan data yang diperlukan.

Informasi sangat erat hubungannya dengan pengambilan keputusan (decision making). Dalam hubungan dengan pengambilan keputusan ini, maka Oxenfeldt (Riley, 1981: 5) mengemukakan bahwa informasi dapat berfungsi untuk: menggambarkan (to describe), men­jelaskan/menerangkan (to explain), memperkirakan (to predict), mengevaluasi (to evaluate) dan mengadakan pembaharuan (to innovate). lnformasi yang deskriptif membantu pimpinan untuk menentukan apakah sesuatu itu akan salah atau apakah kondisi lingkungan itu akan mengalami perubahan. Informasi yang menjelaskan akan sangat berhubungan dengan kemampuan seseorang untuk menyusun atau merancang model. Dengan model yang ada, maka akan dapat memper­jelas apa yang dimaksudkan serta hubungan-hubungan yang ada. Infor­masi prediktif sangat membantu pimpinan untuk memprediksi dan mengestimasi keadaan pada masa yang akan datang dihubungkan dengan keadaan pada masa lampau. Informasi yang evaluatif memban­tu pimpinan untuk mengadakan evaluasi periodik mengenai performans serta aktivitas penting lainnya, baik yang nampak sekarang maupun yang akan terjadi pada masa yang akan datang. Informasi yang ino­vatif adalah hal-hal yang berupa ide-ide atau gagasan-gagasan baru, rancangan-rancangan dan hipotesa-hipotesa yang dirasakan akan dapat membantu mempercepat usaha pengembangan dan pembangunan.

Di samping data dan informasi sebagai elemen entitas dari sistem informasi,  dewasa ini diperkenalkan juga dua konsep lainnya yakni pengetahuan dan kebijaksanaan. Pengetahuan adalah rangkaian informasi dan data, yang membentuk jaringan semantik di dalam ingatan seseorang.  Jaringan semantik tersebut bisa dibentuk oleh relasi logika atau intuisi berdasarkan pengalaman maupun proses belajar.  Dengan kata lain pengetahuan merupakan informasi ditambah pengolahan kesimpulan.  Bentuk umum dari pengetahuan adalah sekumpulan data tentang fakta dan aturan (prolog) tentang beberapa subyek tertentu.  Adapun kebijaksanaan (wisdom) adalah sifat dan kemampuan untuk menggunakan pengetahuan, pemahaman, pengalaman, akal sehat dan wawasan yang dalam.  Data, informasi, pengetahuan, dan kebijaksanaan (D-I-P-K) merupakan 4 elemen entitas dari sistem informasi (Witarto, 2004: 8 dst.; lihat juga Whitten et al., 2004: 23 & 57-60)

c.  Manajemen

Sebagian pakar menyatakan bahwa manajemen adalah seni mencapai tujuan dengan menggunakan keahlian orang lain, sebagian lagi menyatakan manajemen adalah proses pencapaian tujuan melalui keahlian orang lain (Stoner, 1986; Atmodiwirio, 2000; Fattah, 2000).  Pemahaman manajemen sebagai seni menunjukkan bahwa aktivitas manajemen tidak bisa distrukturisasi dengan pasti karena berbagai macam keadaan yang tidak pasti (uncertainty) dan secara terus menerus mempengaruhi jalannya suatu organisasi.  Sedangkan konsep manajemen sebagai suatu proses menunjukkan bahwa aktivitas harus dilakukan secara terstruktur dan sistematis.

Murdick et al. (1987:5-6) menyatakan bahwa manajemen terdiri dari proses atau kegiatan yang menjelaskan apa yang dilakukan manajer pada operasi organisasi mereka, yakni: merencanakan, mengorganisasikan, memprakarsai, dan mengendalikan operasi.  Keempat macam proses ini biasa pula disebut sebagai fungsi-fungsi manajemen.  Meskipun para ahli memberi rumusan yang berbeda mengenai hal ini (lihat Atmodiwirio, 2000; Fattah, 2000), tetapi secara umum fungsi-fungsi manajemen terdiri dari: perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), kepemimpinan (leadership), dan pengendalian (controlling).

Manajer dapat ditemukan pada berbagai tingkat di dalam organisasi.  Manajer pada puncak hirarki organisasi, seperti direktur dan para wakil direktur, sering disebut berada pada tingkat (level) perencanaan strategis (strategic planning level).  Istilah ini menunjukkan pengaruh atas keputusan-keputusan yang diambil pada seluruh organisasi selama beberapa tahun mendatang. Istilah eksekutif sering pula digunakan untuk menggambarkan manajer pada tingkat perencanaan strategis.  Manajer tingkat menengah mencakup manajer wilayah, direktur produk, dan kepala divisi.  Tingkat mereka dinamakan tingkat pengendalian manajemen (management control level) yang menyadari bahwa tanggung jawab mereka mengubah rencana menjadi tindakan dan memastikan agar tujuan tercapai.  Manajer tingkat bawah mencakup kepala departemen, penyelia (supervisor), dan pemimpin proyek, yang bertanggung jawab menyelesaikan rencana-rencana yang telah ditetapkan oleh para manajer di tingkat yang lebih tinggi.  Tingkat terendah ini disebut tingkat pengendalian operasional (operational control level), karena di sinilah operasi organisasi berlangsung. (McLeod, 2001: 7)

Manajer dapat pula ditemukan pada berbagai bidang fungsional organisasi, tempat berbagai sumber daya dipisahkan menurut pekerjaan yang dilakukan. Tiga bidang fungsional yang tradisional adalah pemasaran, manufaktur, dan keuangan.  Pembagian bidang fungsional dapat berkembang atau berubah sesuai dengan kebutuhan dan kondisi tiap-tiap organisasi (lihat Witarto, 2004: 55-58).

Semua manajer, apapun tingkatan atau bidang fungsionalnya, melaksanakan fungsi-fungsi manajemen: perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengendalian, walau mungkin dengan penekanan yang berlainan.  Mengenai hal ini McLeod menggambarkannya dengan cukup jelas. (lihat McLeod, 2001: 9)

Terkait dengan SIM, Murdick dkk. (1987: 6) menyatakan bahwa pengambilan keputusan merupakan persyaratan mendasar bagi tiap proses/fungsi manajemen tersebut.  Artinya, pada semua fungsi manajemen tersebut terjadi proses pengambilan keputusan. Peran SIM dalam hal ini—sebagaimana telah dikemukakan di atas—adalah  menyajikan informasi untuk pengambilan keputusan pada perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, pengendalian kegiatan operasi subsistem suatu organisasi dan menyajikan sinergi organisasi pada proses-proses tersebut.

Perlu juga dikemukakan bahwa penggunaan kata manajemen dalam SIM bukan berarti hanya manajer yang mengambil manfaat dan menjadi subyek SIM.  Kroenke (1989: 6) menyatakan bahwa selain manajer, pihak-pihak lain dalam organisasi atau dalam struktur dan desain organisasi adalah pelaku (subyek) SIM.  Hal sama dikemukakan McLeod (2001: 7) yang menyatakan bahwa selain manajer, non-manajer dan staf ahli juga menggunakan output SIM. Dari luar organisasi, pemegang saham, pelanggan/klien, dan pemerintah adalah juga pemakai sistem. Menurutnya, istilah SIM sebenarnya tidak memberikan gambaran yang menyeluruh.  SIM bukanlah suatu sistem untuk memproduksi informasi manajemen, melainkan informasi pemecahan masalah.  Oleh karena itu, Kroenke (1989: 6) menyatakan bahwa istilah organizational information systems (sistem informasi keorganisasian) adalah lebih tepat, sedangkan management information systems adalah sebuah konsep yang kurang jelas (an ill-defined concept).  Meskipun demikian, istilah sistem informasi manajemen (management information systems) sudah terlanjur terbangun dan diterima luas. Hal ini juga menunjukkan bahwa SIM berorientasi manajemen (management oriented) dan diarahkan oleh manajemen (management directed) (Anwar dkk: 1989:32).

Berdasarkan uraian di atas, maka dapat dikemukakan definisi sistem informasi manajemen, yakni: sistem, yang terdiri dari sekelompok orang, pedoman, dan perangkat pengolah data, yang memantau dan mengambil kembali data dari lingkungan, yang memperoleh data dari transaksi dan operasi dalam organisasi, dan yang menyaring, mengatur, dan memilih data serta menyajikannya sebagai informasi terutama bagi para manajer (terdapat juga pemakai non manajer),  di semua level dan fungsi organisasi, untuk mendukung pengambilan keputusan dalam menjalankan fungsi-fungsi manajemen, untuk mendukung komunikasi, dan untuk mendukung kegiatan operasional.

SUMBER: http://www.websekolahindonesia.com