Rabu, 05 Desember 2012

Manfaat pengembangan sistem informasi



Informasi dapat diibaratkan sebagai darah yang mengalir di dalam
tubuh manusia, seperti halnya informasi di dalam sebuah perusahaan yang
sangat penting untuk mendukung kelangsungan perkembangannya, sehingga
terdapat alasan bahwa informasi sangat dibutuhkan bagi sebuah perusahaan.
Akibat bila kurang mendapatkan informasi, dalam waktu tertentu perusahaan
akan mengalami ketidakmampuan mengontrol sumber daya, sehingga dalam
mengambil keputusan-keputusan strategis sangat terganggu, yang pada akhirnya
akan mengalami kekalahan dalam bersaing dengan lingkungan pesaingnya.
Disamping itu, sistem informasi yang dimiliki seringkali tidak dapat
bekerja dengan baik. Masalah utamanya adalah bahwa sistem informasi tersebut
terlalu banyak informasi yang tidak bermanfaat atau berarti (sistem terlalu
banyak data). Memahami konsep dasar informasi adalah sangat penting (vital)
dalam mendesain sebuah sistem informasi yang efektif (effective business
system). Menyiapkan langkah atau metode dalam menyediakan informasi yang
berkualitas adalah tujuan dalam mendesain sistem baru.
DATA VERSUS INFORMASI
a. Data adalah deskripsi dari sesuatu dan kejadian yang kita hadapi
(data is the description of things and events that we face).
b. Data bisnis (business data) adalah deskripsi organisasi tentang sesuatu
(resources) dan kejadian (transactions) yang terjadi
(business data is an organization’s description of things (resources)
and events (transactions) that it faces).
c. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan
kesatuan nyata. Kejadian (event) adalah sesuatu yang terjadi pada saat
tertentu. Sebagai contoh, dalam dunia bisnis kejadian-kejadian nyata
yang sering terjadi adalah perubahan dari suatu nilai yang disebut
dengan transaksi. Misalnya penjualan adalah transaksi perubahan nilai
barang menjadi nilai uang atau nilai piutang dagang. Kesatuan nyata
(fact and entity) adalah berupa suatu obyek nyata seperti tempat, benda
dan orang yang betul-betul ada dan terjadi.
Sumber dari informasi adalah data. Data merupakan bentuk jamak dari
bentuk tunggal data-item. Data merupakan bentuk yang belum dapat
memberikan manfaat yang besar bagi penerimanya, sehingga perlu suatu
model yang nantinya akan dikelompokkan dan diproses untuk menghasilkan
informasi. Hal tersebut dapat dilihat dalam contoh kasus sebagai berikut ; didalam kegiatan suatu perusahaan, dari hasil transaksi penjualan oleh sejumlah salesman, dihasilkan sejumlah faktor-faktor yang merupakan data dari penjualan pada suatu periode tertentu. Faktur-faktur penjualan tersebut masih belum dapat memberikan informasi yang baik bagi manajemen. Untuk pengambilan keputusan bagi manajemen, maka faktur-faktur tersebut harus diolah lebih lanjut untuk menjadi suatu informasi. Sesudah diolah, akan dapat diperoleh informasi, antara lain mengenai :
a. Laporan penjualan penjualan setiap salesman, yang berfungsi untuk
memberikan besarnya komisi dan bonus.
b. Laporan penjualan setiap daerah, yang berfungsi untuk pelaksanaan
promosi dan periklanan.
c. Laporan penjualan setiap jenis barang, yang berfungsi untuk mengontrol
persediaan barang dan untuk mengevaluasi barang yang tidak atau kurang
laku terjual.
KONSEP DASAR INFORMASI
Terdapat beberapa definisi, antara lain :
a. Data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti
bagi yang menerimanya.
b. Sesuatu yang nyata atau setengah nyata yang dapat mengurangi derajat
ketidakpastian tentang suatu keadaan atau kejadian.
Sebagai contoh, informasi yang menyatakan bahwa nilai rupiah akan naik,
akan mengurangi ketidakpastian mengenai jadi tidaknya sebuah investasi
akan dilakukan.
c. Data organized to help choose some current or future action or nonaction
to fullfill company goals (the choice is called business decision making).
PENGOLAHAN DATA
(DATA PROCESSING)
Adalah masa atau waktu yang digunakan untuk mendeskripsikan perubahan
bentuk data menjadi informasi yang memiliki keguanaan (data processing is
the term used to describe changes performed on data to produce purposeful
information).
Operasi yang dilakukan dalam pengolahan data :
1. Data input
a) Recording transaction data ke sebuah pengolahan data medium
(contoh, punching number ke dalam kalkulator).
b) Coding transaction data ke dalam bentuk lain (contoh, converting
atribut kelamin female ke huruf F).
c) Storing data or information untuk pengambilan keputusan (potential
information for future).
2. Data transformation
a) Calculating, operasi aritmatik terhadap data field.
b) Summarizing, proses akumulasi beberapa data (contoh, menjumlah
jumlah jam kerja setiap hari dalam seminggu menjadi nilai total jam
kerja perminggu).
c) Classifying data group-group tertentu :
c.1) Categorizing data kedalam group berdasar karakteristrik tertentu
(contoh, pengelompokkan data mahasiswa berdasar semester aktif).
c.2) Sorting data kedalam bentuk yang berurutan (contoh, pengurutan
nomor induk karyawan secara ascending).
c.3) Merging untuk dua atau lebih set data berdasar kriteria tertentu
(menggabungkan data penjualan bulan Januari, Februari dan Maret
kedalam group triwulanan).
c.4) Matching data berdasar keinginan pengguna terhadap group data
(contoh, memilih semua karyawan yang total pendapatannya lebih
dari 15 juta pertahun).
3. Information output
a) Displaying result, menampilkan informasi yang dibutuhkan pemakai
melalui monitor atau cetakan.
b) Reproducing, penyimpanan data yang digunakan untuk pemakai lain yang
membutuhkan.
c) Telecommunicating, penyimpanan data secara elektronik melalui saluran
komunikasi.
+—–+
: : __________________
: M S : Data Input : : Information Output
: A T :=============>: Data :====================>
: J E : (Transaction): Transformation : (Report)
: O P : __________________
: R S : : :
: : : :
:_____:_____________________________________________________
: : : :
: F : * Record : * Calculate : * Display
: U : : :
: N : * Code : * Summarize : * Reproduce
: C : : :
: T : * Store : * Classify : * Telecommunicate
: I : : :
: O : * Select : :
: N : : :
: : : :
+—–+ : :
Gambar 1.2 : Proses Utama dan Fungsi Pengolahan Data
TEST KEBUTUHAN INFORMASI
Terdapat 4 tes untuk menjelaskan sebuah pesan yang spesifik dalam informasi :
1. Kepada siapa (pembuat keputusan) informasi ditujukan ?
(to whom (which decision maker) is the message intended ?)
2. Untuk keputusan spesifik apa informasi ditujukan ?
(for what specific decision is the message intended ?)
3. Sejauh mana informasi dapat digunakan untuk mendeteksi dan memecahkan
masalah ? (how is the message used to detect or resolve the condition)
4. Sejauh mana (kapan) tingkat pembuatan keputusan ?
(how often (when) is the decision made ?)
SIKLUS INFORMASI
Untuk memperoleh informasi yang bermanfaat bagi penerimanya, perlu untuk
dijelaskan bagaimana siklus yang terjadi atau dibutuhkan dalam menghasilkan
informasi. Pertama-tama data dimasukkan ke dalam model yang umumnya memiliki
urutan proses tertentu dan pasti, setelah diproses akan dihasilkan informasi
tertentu yang bermanfaat bagi penerima (level management) sebagai dasar
dalam membuat suatu keputusan atau melakukan tindakan tertentu,
Dari keputusan atau tindakan tersebut akan menghasilkan atau diperoleh
kejadian-kejadian tertentu yang akan digunakan kembali sebagai data yang
nantinya akan dimasukkan ke dalam model (proses), begitu seterusnya.
Dengan demikian akan membentuk suatu siklus informasi (information cycle)
atau siklus pengolahan data (data processing cycles), seperti gambar berikut :
+———–+
: Proses :
+——>: (Model) :——-+
: +———–+ :
: :
: :
+————+ +—————+
: Input : : Output :
: (Data) : : (Information) :
+————+ +—————+
^ :
: :
+————+ +—————+
: Data : : Penerima :
: (Kejadian) : : (User) :
+————+ +—————+
^ :
: :
+————+ +————-+
: Hasil : : Keputusan :
: tindakan : : tindakan :
+————+ +————-+
^ :
: :
+—————————+
Gambar 1.3 : Siklus informasi
KUALITAS INFORMASI
Kualitas informasi (quality of information) sangat dipengaruhi atau
ditentuka 3 hal, yaitu :
a. Relevan (relevancy)
Berarti informasi harus memberikan manfaat bagi pemakainya.
Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya
berbeda. Misalnya informasi mengenai sebab-musabab kerusakan mesin
produksi kepada akuntan perusahaan adalah kurang relevan dan akan lebih
relevan bila ditujukan kepada ahli teknik perusahaan
* How is the message used for problem solving (decision masking) ?
b. Akurat (accuracy)
Informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias atau
menyesatkan, dan harus jelas mencerminkan maksudnya. Ketidakakuratan
dapat terjadi karena sumber informasi (data) mengalami gangguan atau
kesengajaan sehingga merusak atau merubah data-data asli tersebut.
Komponen akurat :
b.1) Completeness ; Are necessary message items present ?
Berarti informasi yang dihasilkan atau dibutuhkan harus memiliki
kelengkapan yang baik, karena bila informasi yang dihasilkan
sebagian-sebagian tentunya akan mempengaruhi dalam pengambilan
keputusan atau menentukan tindakan secara keseluruhan, sehingga
akan berpengaruh terhadap kemampuannya untuk mengontrol atau
memecahkan suatu masalah dengan baik.
b.2) Correctness ; Are message items correct ?
b.3) Security ; Did the message reach all or only the intended systems
users ?
c. Tepat waktu (timeliness)
Informasi yang dihasilkan atau dibutuhkan tidak boleh terlambat (usang).
Informasi yang usang tidak mempunyai nilai yang baik, sehingga kalau
digunakan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan akan berakibat fatal
atau kesalahan dalam keputusan dan tindakan. Kondisi demikian menyebabkan
mahalnya nilai suatu informasi, sehingga kecepatan untuk mendapatkan,
mengolah dan mengirimkannya memerlukan teknologi-teknologi terbaru.
* How quickly is input transformed to correct output ?
d. Ekonomis (Economy)
* What level of resources is needed to move information through
the problem-solving cycle ?
e. Efisien (Efficiency)
* What level of resources is required for each unit of information
output ?
f. Dapat dipercaya (Reliability)
NILAI INFORMASI
Ditentukan dari :
a. Manfaat (use)
b. Biaya (cost)
+———————————————————————–+
: Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif :
: dibandingkan dengan biaya mendapatkannya dan sebagian besar informasi :
: tidak dapat tepat ditaksir keuntungannya dengan satuan nilai uang, :
: tetapi dapat ditaksir nilai efektivitasnya. :
: Pengukurannya dapat menggunakan analisis cost effectiveness atau :
: cost benefit. :
+———————————————————————–+
INFORMASI DAN
TINGKAT MANAJEMEN
Berdasarkan tingkatan manajemen, informasi dapat dikelompokkan berdasar
penggunanya, yaitu :
a. Informasi Strategis
Digunakan untuk mengambil keputusan jangka panjang, mencakup informasi
eksternal (tindakan pesaing, langganan), rencana perluasan perusahaan
dan sebagainya.
b. Informasi Taktis
Digunakan untuk mengambil keputusan jangka menengah, mencakup informasi
trend penjualan yang dapat dipakai untuk menyusun rencana-rencana
penjualan.
c. Informasi Teknis
Digunakan untuk keperluan operasional sehari-hari, informasi persedian
stock, retur penjualan dan laporan kas harian.
+————————————————————————-+
: Supaya informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi dapat berguna :
: bagi manajamen, maka analis sistem harus mengetahui kebutuhan-kebutuhan :
: informasi yang dibutuhkannya, yaitu dengan mengetahui kegiatan-kegiatan :
: untuk masing-masing tingkat (level) manajemen dan tipe keputusan yang :
: diambilnya. :
+————————————————————————-+
SISTEM INFORMASI
Dapat didefinisikan sebagai
a. Suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang terdiri dari komponen-
komponen dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan yaitu menyajikan
informasi.
b. Sekumpulan prosedur organisasi yang pada saat dilaksanakan akan
memberikan informasi bagi pengambil keputusan dan/atau untuk
mengendalikan organisasi.
c. Suatu sistem didalam suato organisasi yang mempertemukan kebutuhan
pengolahan transaksi, mendukung operasi, bersifat manajerial, dan
kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar
tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan,
MANFAAT SISTEM INFORMASI
a. Organisasi menggunakan sistem informasi untuk mengolah transaksi-
transaksi, mengurangi biaya dan menghasilkan pendapatan sebagai salah
satu produk atau pelayanan mereka.
b. Bank menggunakan sistem informasi untuk mengolah cek-cek nasabah dan
membuat berbagai laporan rekening koran dan transaksi yang terjadi.
c. Perusahaan menggunakan sistem informasi untuk mempertahankan persediaan
pada tingkat paling rendah agar konsisten dengan jenis barang yang
tersedia.
PEMAKAI SISTEM INFORMASI
Sebagian besar sistem informasi berlandaskan komputer terdapat di dalam
suatu organisasi dalam berbagai jenis. Anggota organisasi adalah pemakai
informasi yang dihasilkan sistem tersebut termasuk manajer yang bertanggung
atas pengalokasian sumber daya untuk pengembangan dan pengoperasian
perusahaan.
KOMPONEN SISTEM INFORMASI
a. Hardware
Terdiri dari komputer, periferal (printer) dan jaringan.
b. Software
Merupakan kumpulan dari perintah/fungsi yang ditulis dengan aturan
tertentu untuk memerintahkan komputer melaksanakan tugas tertentu.
Software dapat digolongkan menjadi Sistem Operasi (Windows 95 dan NT),
Aplikasi (Akuntansi), Utilitas (Anti Virus, Speed Disk), serta Bahasa
(3 GL dan 4 GL).
c. Data
Merupakan komponen dasar dari informasi yang akan diproses lebih lanjut
untuk menghasilkan informasi.
d. Prosedur
Dokumentasi prosedur/proses sistem, buku penuntun operasional (aplikasi)
dan teknis.
e. Manusia
Yang terlibat dalam komponen manusia seperti operator, pemimpin sistem
informasi dan sebagainya. Oleh sebab itu perlu suatu rincian tugas yang
jelas.
KEGIATAN SISTEM INFORMASI
a. Input
Menggambarkan suatu kegiatan untuk menyediakan data untuk diproses.
b. Proses
Menggambarkan bagaimana suatu data di proses untuk menghasilkan suatu
informasi yang bernilai tambah.
c. Output
Suatu kegiatan untuk menghasilkan laporan dari proses di atas tersebut.
d. Penyimpanan
Suatu kegiatan untuk memelihara dan menyimpan data.
e. Control
Suatu aktivitas untuk menjamin bahwa sistem informasi tersebut berjalan
sesuai dengan yang diharapkan.
Dalam mendisain dan menganalisa sistem informasi, perlu menerapkan
pengetahuan dari berbagai macaam bidang. Suatu sistem informasi melibatkan
orang-orang pada berbagai tingkat di dalam sebuah organisasi, komputer,
program, dan prosedur serta personil untuk mengoperasikan sistem.
Bidang-bidang seperti manajemen, perilaku organisasi, teknik industri,
ilmu komputer, teknik elektro, komunikasi, psikologi dan lain-lain semuanya
memiliki peranan penting dalam membuat, mempelajari dan mendisain sistem
informasi. Apabila Sistem Informasi digunakan dalam mendukung kegiatan
manajemen, maka sistem tersebut disebut SIM (Sistem Informasi Manajemen).
+————————————————————————–+
: Sistem Informasi Manajemen (SIM) adalah kumpulan dari sistem manajamen :
: atau sistem yang menyediakan informasi yang bertujuan mendukung operasi :
: manajemen dan pengambilan keputusan dalam suatu organisasi yang cenderung:
: berhubungan dengan pengolahan informasi yang berbasis pada komputer :
: (computer base information processing) dengan mempertimbangkan informasi :
: apa, untuk siapa, dan kapan harus disajikan. :
+————————————————————————–+
SIM tergantung dari besar kecilnya organisasi yang dapat terdiri dari sistem-sistem informasi :
a. Akuntansi (Accounting Information Systems)
b. Pemasaran (Marketing Information Systems)
c. Penyediaan (Inventory Information Systems)
d. Personalia (Personnel Information Systems)
e. Distribusi (Distribution Information Systems)
f. Pembelian (Purchasing Information Systems)
g. Kekayaan (Treasury Information Systems)
h. Analisis Kredit (Credit Analysis Information Systems)
i. Penelitian dan Pengembangan (Research and Development Information Systems)
j. Teknik (Engineering Information Systems)
DETAIL KOMPONEN SISTEM INFORMASI
a. Blok Masukan (Input Block)
Meliputi, metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan
dimasukkan, dapat berupa dokumen-dokumen dasar.
b. Blok Model (Model Block)
Terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang
berfungsi memanipulasi data untuk keluaran tertentu.
c. Blok Keluaran (Output Block)
Berupa keluaran dokumen dan informasi yang berkualitas.
d. Blok Teknologi (Technology Block)
Untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data,
menghasilkan dan mengirimkan keluaran serta membantu pengendalian dari
sistem secara keseluruhan.
e. Blok Basis Data (Database Block)
Merupakan kumpulan data yang berhubungan satu dengan lainnya, tersimpan
di perangkat keras komputer dan perangkat lunak untuk memanipulasinya.
f. Blok Kendali (Controls Block)
Meliput masalah pengendalian yang berfungsi mencegah dan menangani
kesalahan/kegagalan sistem.
SISTEM INFORMASI BISNIS
Umumnya topik-topik yang membahas SIM (Sistem Informasi Manajemen) dan
SIB (Sistem Informasi Bisnis) menekankan pada pembahasan sistem informasi
penjualan, akuntansi, personalia dan sebagainya. Hal ini menunjukkan bahwa
SIM dan SIB secara sepintas adalah sama, karena seorang manajer pada
dasarnya menjalankan suatu bisnis, tetapi bila dianalisa lebih lanjut akan
ditemukan beberapa hal yang berbeda, yaitu :
a. Sumber data SIB lebih dominan bersumber dari luar organisasi (peraturan
pemerintah, perpajakan, bursa tenaga kerja, demografi, lembaga keuangan,
serikat buruh, pasar modal), sedangkan SIM dari transaksi harian
organisasi.
b. SIB lebih dominan digunakan oleh investor dan SIM lebih ditujukan untuk
manajemen agar dapat mengawasi sumber daya yang tersedia sehingga dapat
bekerja secara efisien dan efektif· SIB dapat diperoleh dari hasil
penelitian, membeli dari pusat data statistik dan dari informasi-
informasi lainnya.
c. SIM dalam menyajikan informasi penjualan berkaitan dengan target yang
dicapai, perbandingan dengan anggaran, gambaran trend penjualan,
sedangkan SIB lebih menekankan pada beberapa persen pangsa pasar yang
dikuasai oleh perusahaan, beberapa persen lagi yang dapat dikuasai,
bagaimana strategi pesaing dalam meningkatkan pangsa pasar.
Dari tingkatannya SIM merupakan bagian dari SIB, sedangkan SIA merupakan
bagian dari SIM

Tidak ada komentar:

Poskan Komentar